修訂必要性 

水利工程檔案是水利工程項(xiàng)目建設(shè)管理的重要內(nèi)容，當(dāng)前全國(guó)各類水利工程建設(shè)項(xiàng)目全面推進(jìn)，工程檔案管理方面還存在一些突出問(wèn)題。一是重建輕管的現(xiàn)象較為普遍。工程建設(shè)各有關(guān)單位對(duì)檔案工作不夠重視，項(xiàng)目法人和參建單位在項(xiàng)目文件管理人員、項(xiàng)目檔案管理人員、檔案工作經(jīng)費(fèi)等方面配置不足、力量薄弱，重視工程建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量，輕視項(xiàng)目文件和檔案管理等基礎(chǔ)性工作，檔案完整性、準(zhǔn)確性上出現(xiàn)較多問(wèn)題。二是參建各方對(duì)工程檔案管理職責(zé)的理解存在偏差。許多參建單位認(rèn)為水利工程檔案管理是項(xiàng)目法人的職責(zé)內(nèi)容，監(jiān)理、施工等單位只要把建設(shè)過(guò)程中形成的文件材料交給項(xiàng)目法人整理就可以；項(xiàng)目法人各業(yè)務(wù)部門也認(rèn)為文件材料整理歸檔等工作應(yīng)該由檔案管理部門負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)部門干好業(yè)務(wù)工作就行。這些認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)影響了工程檔案管理的質(zhì)量。三是竣工圖編制存在問(wèn)題較多。竣工圖編制說(shuō)明、編制依據(jù)、修改和重繪要求、竣工圖折疊、竣工圖章和竣工圖審核章使用、檔號(hào)章填寫(xiě)等方面還存在與規(guī)范要求不一致的問(wèn)題。

《規(guī)定》就當(dāng)前水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理面臨的突出問(wèn)題提出了針對(duì)性要求，特別是強(qiáng)化工程檔案與工程建設(shè)同步管理，要求把檔案工作融入建設(shè)管理全過(guò)程，納入建設(shè)計(jì)劃、質(zhì)量保證體系、項(xiàng)目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制，確保實(shí)現(xiàn)檔案工作與項(xiàng)目管理的深度融合，確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足水利工程建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運(yùn)行和維護(hù)等活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。

明晰職責(zé)任務(wù) 

水利工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大、參建單位多，文件材料涉及面廣、歸檔部門多，必須要明晰項(xiàng)目法人、參建各單位對(duì)工程檔案的管理職責(zé)，才能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理要求?！兑?guī)定》分別對(duì)項(xiàng)目法人、項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目法人建設(shè)管理相關(guān)部門、參建單位所要履行的職責(zé)任務(wù)進(jìn)行了明確要求，確保權(quán)責(zé)清晰、各負(fù)其責(zé)，共同做好工程檔案管理工作。

1. 項(xiàng)目法人主要履行職責(zé)任務(wù) 

項(xiàng)目法人對(duì)工程檔案工作負(fù)總責(zé)。一是要明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或明確與工程建設(shè)管理相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)；建立檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭、工程建設(shè)管理相關(guān)部門和參建單位參與、權(quán)責(zé)清晰的項(xiàng)目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。二是要制定項(xiàng)目文件管理和檔案管理相關(guān)制度，包括檔案管理辦法、檔案分類大綱及方案、項(xiàng)目文件歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案整編細(xì)則等。三是要在招標(biāo)文件中明確項(xiàng)目文件管理要求。與參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門章節(jié)或條款，明確項(xiàng)目文件管理責(zé)任，包括文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔套數(shù)、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目的文件和檔案的檢查、審查責(zé)任。四是要建立項(xiàng)目文件管理和歸檔考核機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目文件的形成與收集、整理與歸檔等情況進(jìn)行考核。對(duì)參建單位進(jìn)行合同履約考核時(shí)，應(yīng)對(duì)項(xiàng)目文件管理?xiàng)l款的履約情況做出評(píng)價(jià)；在合同款完工結(jié)算、支付審批時(shí)，應(yīng)審查項(xiàng)目文件歸檔情況，并將項(xiàng)目文件是否按要求管理和歸檔作為合同款支付前提條件。應(yīng)將項(xiàng)目檔案信息化納入項(xiàng)目管理信息化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃、同步實(shí)施。五是對(duì)檔案主管部門和上級(jí)主管部門在項(xiàng)目檔案監(jiān)督檢查工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)整改落實(shí)，對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的檔案安全隱患應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施予以消除。

2. 項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)主要履行職責(zé)任務(wù) 

檔案管理機(jī)構(gòu)是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工程檔案管理各項(xiàng)工作的核心部門。一是要組織協(xié)調(diào)工程建設(shè)管理相關(guān)部門和參建單位實(shí)施項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度。二是要負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目檔案工作方案，對(duì)參建單位進(jìn)行項(xiàng)目文件管理和歸檔交底。三是要負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)工程建設(shè)管理相關(guān)部門及參建單位項(xiàng)目文件的形成、收集、整理和歸檔工作。四是要組織工程建設(shè)管理相關(guān)人員和檔案管理人員開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。五是要參加工程建設(shè)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、專項(xiàng)及階段性檢查和驗(yàn)收。六是要負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性。七是要負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的接收、保管、統(tǒng)計(jì)、編研、利用和移交等工作。

3. 項(xiàng)目法人工程建設(shè)管理相關(guān)部門主要履行職責(zé)任務(wù) 

一是要負(fù)責(zé)對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目技術(shù)文件的規(guī)范性提出要求。二是要負(fù)責(zé)對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、總承包、檢測(cè)、供貨等單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查。三是要負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的項(xiàng)目文件進(jìn)行收發(fā)、登記、積累和收集、整理、歸檔。

4. 參建單位主要履行職責(zé)任務(wù) 

參建單位是開(kāi)展工程檔案收集整理歸檔的主體。一是要建立符合項(xiàng)目法人要求且規(guī)范的項(xiàng)目文件管理和檔案管理制度，報(bào)項(xiàng)目法人確認(rèn)后實(shí)施。二是要負(fù)責(zé)本單位所承擔(dān)項(xiàng)目文件收集、整理和歸檔工作，接受項(xiàng)目法人的監(jiān)督和指導(dǎo)。三是監(jiān)理單位要負(fù)責(zé)對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目的歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性進(jìn)行審查，形成監(jiān)理審核報(bào)告。

明確歸檔要求 

工程檔案必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符，項(xiàng)目文件材料整理歸檔要保證格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字清晰、頁(yè)面整潔、編號(hào)規(guī)范、簽字及蓋章完備等規(guī)范要求。

1. 強(qiáng)調(diào)照片、聲像檔案收集整理歸檔 

照片和音視頻文件歸檔是工程檔案管理中的薄弱項(xiàng)，很多單位對(duì)其重視程度不夠，把歸檔文件狹隘理解為紙質(zhì)文件，導(dǎo)致檔案收集不完整、整理不規(guī)范等現(xiàn)象比較突出，造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。《規(guī)定》特別強(qiáng)調(diào)，水利工程建設(shè)項(xiàng)目重要活動(dòng)及事件，原始地形地貌，工程形象進(jìn)度，隱蔽工程，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工序，重要部位，地質(zhì)、施工及設(shè)備缺陷處理，工程質(zhì)量或安全事故，重要芯樣，工程驗(yàn)收等，必須形成照片和音視頻文件，并按照相關(guān)檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理歸檔。

2. 確定工程檔案的歸檔范圍 

《規(guī)定》附件2中制定了水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和檔案保管期限表，從前期工作、征地補(bǔ)償與移民安置、建設(shè)實(shí)施（工程建設(shè)管理文件、招標(biāo)投標(biāo)/合同協(xié)議文件、施工文件、設(shè)備制造/采購(gòu)文件、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件、監(jiān)理監(jiān)造文件、科研項(xiàng)目文件）、生產(chǎn)準(zhǔn)備/試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等5個(gè)類別提出了167方面應(yīng)歸檔文件材料的范圍，并注明了保管期限。這個(gè)歸檔范圍和保管期限是從全國(guó)各類水利工程建設(shè)項(xiàng)目中總結(jié)歸納的，結(jié)合到具體的水利工程建設(shè)項(xiàng)目，必須根據(jù)實(shí)際情況，由項(xiàng)目法人技術(shù)負(fù)責(zé)人牽頭、各工程建設(shè)管理部門和參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人員、檔案員參加，共同研究制定適合本項(xiàng)目實(shí)際的文件歸檔范圍和檔案保管期限表，印發(fā)工程管理各部門和各參建單位對(duì)照?qǐng)?zhí)行，確保應(yīng)歸檔文件材料收集齊全完整。需要提醒注意的是，該文件歸檔范圍不能直接作為項(xiàng)目檔案分類方案使用。

3. 建立工程檔案審查機(jī)制 

項(xiàng)目法人與參建單位按照職責(zé)分工，分別組織對(duì)歸檔文件進(jìn)行質(zhì)量審查。一是施工文件、設(shè)備采購(gòu)制造文件，參建單位組卷、整理完畢并自查后，依次由監(jiān)理單位、項(xiàng)目法人工程建設(shè)管理部門、項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。二是信息系統(tǒng)文件，參建單位組卷、整理完畢并自查后，依次由監(jiān)理單位、項(xiàng)目法人信息化管理部門、項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。三是監(jiān)理文件、總承包文件、科研項(xiàng)目文件和第三方檢測(cè)文件，有關(guān)單位組卷、整理完畢并自查后，依次由項(xiàng)目法人工程建設(shè)管理部門、項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。四是項(xiàng)目法人各部門文件，依次由部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查。各審查責(zé)任主體對(duì)審查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要形成記錄并反饋被審查單位，被審查單位要及時(shí)整改，形成整改閉環(huán)，合格后方可歸檔。

4. 明確各類文件歸檔時(shí)間 

項(xiàng)目文件何時(shí)歸檔，一直以來(lái)都是項(xiàng)目法人相關(guān)部門和參建單位牽扯不清的地方，很多項(xiàng)目建設(shè)都出現(xiàn)項(xiàng)目文件歸檔遲滯的現(xiàn)象，有的項(xiàng)目甚至出現(xiàn)參建單位承擔(dān)工程完工驗(yàn)收幾年后其文件尚未歸檔移交的情況，直接影響到項(xiàng)目后續(xù)驗(yàn)收等相關(guān)工作的開(kāi)展?！兑?guī)定》從11個(gè)方面明確各類文件的具體歸檔時(shí)間，要求相關(guān)文件要經(jīng)規(guī)范整理及審查后及時(shí)歸檔。一是前期文件在相關(guān)工作結(jié)束時(shí)歸檔；二是管理性文件宜按年度歸檔，同一事由產(chǎn)生的跨年度文件在辦結(jié)年度歸檔；三是施工文件（含竣工圖）在項(xiàng)目合同驗(yàn)收后歸檔，建設(shè)周期長(zhǎng)的項(xiàng)目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔；四是設(shè)備制造采購(gòu)文件在相關(guān)工作完成后歸檔；五是信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件在系統(tǒng)驗(yàn)收后歸檔；六是監(jiān)理文件在監(jiān)理的項(xiàng)目合同驗(yàn)收后歸檔；七是第三方檢測(cè)文件在檢測(cè)工作完成后集中歸檔；八是科研項(xiàng)目文件在結(jié)題驗(yàn)收后歸檔；九是生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行文件在試運(yùn)行結(jié)束時(shí)歸檔；十是實(shí)行總承包的項(xiàng)目文件在項(xiàng)目合同驗(yàn)收后歸檔；十一是各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收文件在驗(yàn)收通過(guò)后歸檔。

5. 明確項(xiàng)目檔案管理卷要求 

項(xiàng)目法人檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目檔案管理卷，是《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》中提出的要求，在實(shí)際工作中也特別具有現(xiàn)實(shí)需求?！兑?guī)定》明確提出，要把項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的包括項(xiàng)目概況、管理辦法、分類方案、整理細(xì)則、歸檔范圍和保管期限表、標(biāo)段劃分、參建單位歸檔情況、檔案收集整理情況、交接清冊(cè)等凡是能說(shuō)明項(xiàng)目檔案管理情況的有關(guān)材料組成專門案卷。待項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，無(wú)論是移交工程運(yùn)行管理單位、項(xiàng)目主管部門、檔案館或者是其他管理人員都可以一目了然地通過(guò)項(xiàng)目檔案管理卷了解該工程檔案相關(guān)情況，方便檔案管理和檔案檢索利用。

《規(guī)定》還對(duì)項(xiàng)目電子文件和電子檔案管理、檔案驗(yàn)收與移交等進(jìn)行了明確規(guī)定，附件1對(duì)水利工程建設(shè)項(xiàng)目竣工圖編制要求從6個(gè)方面予以專門表述，方便檔案管理人員對(duì)照?qǐng)?zhí)行。

作者:汪福學(xué) 巫常林  單位：水利部辦公廳